Konstituerande styrelsemöte

Vad är ett konstituerande möte?

Det är den nya styrelsens första möte, där den bestämmer vem som ska göra vad. Ordet betyder helt enkelt att styrelsen sätter samman sig själv. Mötet hålls direkt efter årsstämman, samma dag om det går, eftersom föreningen fram till dess saknar besked om vem som är kassör och vem som får skriva under.

Formellt är det ett vanligt styrelsesammanträde. Samma regler gäller alltså som annars: styrelsen är beslutsför när kallelse skett i behörig ordning och minst halva antalet ledamöter är närvarande, och det ska föras protokoll.

Detaljen som ofta blir fel: vem utser ordförande?

Många styrelser tror att de väljer sin ordförande själva på det konstituerande mötet. Enligt Lantmäteriets normalstadgar är det tvärtom: "Föreningsstämman utser ordförande bland styrelsens ledamöter. I övrigt konstituerar styrelsen sig själv."

Uppdelningen är alltså skarp. Stämman pekar ut ordföranden. Styrelsen fördelar resten: kassör, sekreterare och eventuella andra roller. Upptäcker ni på det konstituerande mötet att stämman glömde utse ordförande är det inget styrelsen kan laga i efterhand, då behöver frågan tillbaka till en stämma.

Som alltid gäller era egna stadgar före normalstadgarna. Har ni skrivit något annat är det det som styr, men kolla efter innan ni antar att styrelsen får välja fritt.

Mandattider: fällan vid helt ny styrelse

Normalstadgarna säger att mandattiden för en ledamot är ett eller två år, och för en suppleant ett år. Men det finns en särregel som är lätt att missa: om en helt ny styrelse väljs på stämman ska hälften av ledamöterna väljas på ett år och övriga på två.

Poängen är att förskjuta mandaten så att inte hela styrelsen byts ut samtidigt nästa gång. Görs det inte står föreningen om några år med en styrelse där ingen har varit med förut, och all kunskap om vägen försvinner i ett svep.

Firmateckning: vad det egentligen betyder

Lagen är kortfattad: "Styrelsen är behörig att företräda föreningen i förhållande till tredje man. Samma behörighet tillkommer firmatecknare." Styrelsen som helhet kan alltså alltid binda föreningen. En firmatecknare är en genväg, så att ni slipper kalla ihop hela styrelsen för varje bankärende.

Var för sig

Smidigast i vardagen. En person kan sköta betalningar och avtal ensam. Priset är att kontrollen vilar på förtroende.

Två i förening

Långsammare, men ingen enskild kan förfoga över föreningens pengar på egen hand. Vanligt att kombinera: var för sig i det löpande, två i förening över ett beslutat belopp.

Blanda inte ihop firmateckning med attesträtt. Firmateckning handlar om vem som binder föreningen utåt, mot bank och entreprenör. Attesträtt är den interna kontrollen: vem som får godkänna att en utgift betalas. De två behöver inte ligga på samma person, och i en liten förening är det ofta klokt att de inte gör det.

Anmäl till Lantmäteriet. Genast

Det här är punkten som glöms bort oftast, och den är ett lagkrav. Ändras något av det som är registrerat om föreningen ska det enligt 39 § lagen om förvaltning av samfälligheter genom styrelsens försorg genast anmälas för registrering. Ingen tidsfrist i veckor, alltså. Genast.

Det som ska anmälas är föreningens postadress samt styrelseledamöternas fullständiga namn, postadress och personnummer, och motsvarande uppgifter för suppleanter och särskild firmatecknare. Lantmäteriet vill ha hela styrelsen i anmälan, inte bara de som bytts ut. Det görs enklast via deras e-tjänst.

Skälet att inte skjuta på det: banken och Trafikverket stämmer av mot samfällighetsföreningsregistret. Står den gamla kassören kvar där kan den nya inte agera i föreningens namn, och då stannar både betalningar och bidragsärenden.

Ha ledamöternas personnummer framme till mötet. De lämnas till Lantmäteriet för registret, men är inget föreningen behöver spara i sina egna system efteråt.

Protokollet som banken vill se

Det konstituerande protokollet är det dokument banken nästan alltid begär för att lägga om behörigheterna på föreningens konto. Skriv det därför rent och entydigt, med roller och firmateckning uttryckligen formulerade.

Innehållskraven är desamma som för andra styrelseprotokoll: datum, deltagande ledamöter och suppleanter, en kort beskrivning av ärendet, besluten och anförda reservationer, justerat av utsedd justeringsperson. Mer om vad som ska stå i protokollet, och en färdig mall att kopiera.

Dagordning för mötet

1. Mötets öppnande
2. Val av justeringsperson
3. Konstituering: kassör, sekreterare och övriga roller
4. Firmateckning, var för sig eller två i förening
5. Attesträtt
6. Anmälan till samfällighetsföreningsregistret, och vem som gör den
7. Mötesplan och kallelserutin för året
8. Överlämning från avgående styrelse: nycklar, pärmar, inloggningar
9. Mötets avslutande

Snabböversikt

När

Direkt efter årsstämman, medan styrelsen ändå är samlad.

Ordförande

Utses av stämman, inte av styrelsen. Resten av rollerna fördelar styrelsen själv.

Mandattid

Ett eller två år. Vid helt ny styrelse väljs hälften på ett år för att förskjuta mandaten.

Firmateckning

Var för sig eller två i förening. Skilj det från attesträtt.

Anmälan

Hela styrelsen anmäls till Lantmäteriet genast, med namn, adress och personnummer.

Protokoll

Samma krav som andra styrelseprotokoll. Banken begär oftast just det här.

Källor: lagen (1973:1150) om förvaltning av samfälligheter (26 §, 30 §, 37 § och 39 §), Lantmäteriets normalstadgar (§ 5, § 6 och § 8) och Lantmäteriet om att ändra uppgifter i samfällighetsföreningsregistret.

Vägledande information, inte juridisk rådgivning: era egna stadgar gäller före normalstadgarna, särskilt i fråga om vem som utser ordförande.