Personuppgiftsbiträdesavtal

Parter och roller

Personuppgiftsansvarig är föreningen, alltså den samfällighets- eller vägförening som använder GladaGatan. Föreningen bestämmer vilka uppgifter som behandlas och för vilket syfte.

Personuppgiftsbiträde är vi:

Clampland AB, org.nr 559442-4896. Nå oss via kontaktformuläret.

Avtalet gäller så länge föreningen använder tjänsten och behöver inte skrivas under separat. Vill styrelsen ha ett undertecknat exemplar för sin egen dokumentation skickar vi ett på begäran.

Vad behandlingen omfattar

Syfte: att tillhandahålla GladaGatan, det vill säga att lagra och visa föreningens uppgifter, räkna ut avgifter, skicka de utskick styrelsen begär och hålla en publik sida för vägen.

Kategorier av personer: fastighetsägare och andra kontaktpersoner i föreningen, styrelseledamöter, samt de som skriver till styrelsen via kontaktformuläret.

Kategorier av uppgifter: namn, adress, telefonnummer, e-postadress, roll i föreningen, andelstal, uppgift om betald eller obetald avgift, samt innehållet i felanmälningar och meddelanden som personen själv skrivit.

Uppgifter som inte behandlas: personnummer, uppgifter om hälsa, etnicitet, religion, politisk åskådning, fackligt medlemskap, sexualliv eller brottslighet. Tjänsten har inga fält för sådant, och det är inte tänkt att kringgås genom att skriva dem i fritext.

Våra åtaganden

1. Vi behandlar bara på er instruktion. Instruktionen är det här avtalet, de allmänna villkoren och det styrelsen gör i gränssnittet. Vi använder inte uppgifterna för egna syften, säljer dem inte och tränar ingen modell på dem.

2. Tystnadsplikt. Bara de hos oss som behöver åtkomst för att driva tjänsten har det, och de är bundna av tystnadsplikt.

3. Säkerhet enligt artikel 32. Krypterad trafik, inga lösenord (inloggning med engångslänk som gäller en kort stund och bara kan användas en gång), åtskillnad mellan föreningarnas uppgifter så att en förening inte kan nå en annans, skydd mot att andra sajter utför åtgärder i en inloggad användares namn, begränsning av antalet inloggningsförsök, logg över styrelsens ändringar, automatisk sårbarhetsgranskning av koden vid varje ändring, och löpande säkerhetskopiering inom EU.

Mer detaljerat än så beskriver vi inte uppsättningen offentligt. Behöver styrelsen närmare uppgifter för sin egen dokumentation lämnar vi dem på begäran.

4. Underbiträden. Vi anlitar Hetzner (drift i Finland, säkerhetskopior i Tyskland), Scaleway (utskick av e-post, Frankrike) och Simple Analytics (anonym besöksstatistik, Nederländerna). Alla är bundna av motsvarande skyldigheter. Byter vi eller lägger till ett underbiträde meddelar vi styrelsen i förväg, och föreningen har rätt att invända.

5. Inga överföringar utanför EU. Uppgifterna behandlas inom EU eller EES. Skulle det någon gång behöva ändras sker det inte utan att vi först meddelar er.

6. Hjälp med de enskildas rättigheter. Styrelsen kan själv se, ändra och radera uppgifter, och kan ladda ner allt som kalkylfiler under "Ta ut er data". Det räcker i de flesta fall. Behöver ni mer hjälp för att kunna svara någon inom en månad, hjälper vi till.

7. Hjälp med er egen efterlevnad. Vi lämnar de uppgifter ni behöver för att kunna visa att behandlingen följer reglerna, till exempel för en registerförteckning eller en konsekvensbedömning.

8. Personuppgiftsincidenter. Upptäcker vi att uppgifter röjts, ändrats eller gått förlorade underrättar vi styrelsen utan onödigt dröjsmål, med det vi vet om vad som hänt, vilka uppgifter det gäller och vad vi gör åt det. Det är föreningen som avgör om incidenten ska anmälas till Integritetsskyddsmyndigheten.

9. Radering när avtalet upphör. Uppgifterna behålls i 90 dagar efter att avtalet upphört, så att styrelsen kan hämta en export, och raderas därefter permanent. Vill ni att de raderas tidigare gör vi det på begäran. Raderade uppgifter försvinner ur säkerhetskopiorna inom ett dygn.

10. Granskning. Föreningen har rätt att kontrollera att vi håller det vi lovar här. I första hand svarar vi på frågor skriftligen. Vill ni granska på plats kommer vi överens om en tid, och kostnaden står den som begär granskningen.

Föreningens åtaganden

Föreningen ansvarar för att det finns en rättslig grund för de uppgifter som läggs in, att uppgifterna är riktiga, och att bara det som verkligen behövs för att förvalta vägen samlas in.

Föreningen ansvarar också för vilka som har åtkomst. Se till att en avgående styrelseledamot tas bort, och att adresserna hör till rätt personer.

Lägg inte in känsliga uppgifter i fritextfält. Tjänsten är inte byggd för det, och gör ni det ändå är det föreningens ansvar.

Om avtalet ändras

Vid ändringar av betydelse hör vi av oss till styrelsens e-postadresser minst 30 dagar innan de börjar gälla. Godtar föreningen inte ändringen kan avtalet sägas upp innan den träder i kraft.

Svensk rätt gäller, tillsammans med dataskyddsförordningen (EU) 2016/679.